Gestión de contratistas

El proceso de contratación de  terceros hoy día es más común de lo que parece, un contratista es cualquier persona u organización de origen externo que es contratada para trabajar en un entorno, como por ejemplo los contratistas de construcción,  mantenimiento,  instalación, construcción entre otros, que desarrollan actividades bajo modalidad de contrato,  y que generan  tanto para la organización contratante como la contratista una serie de requisito legales contractuales y extracontractuales, además de la aparición de nuevos riesgos laborales y organizacionales que hay que atacar antes de su materialización.

A raíz de todas estas actividades contratadas y subcontratadas en la actualidad se generan miles de accidentes de trabajo, enfermedades de tipo laboral e incumplimientos contractuales, que a la hora de cuantificar ascienden a millones de pesos además de generar una  disminución de la capacidad laboral, bajos rendimientos, demandas laborales, pérdida de clientes, entre otros.

Es por este motivo que debe realizarse una gestión eficiente de contratistas en donde se garantice el cumplimiento de los requisitos exigidos por la empresa, requisitos contractuales y los requisitos legales aplicables, incluyendo el cumplimiento al sistema de gestión de seguridad y salud establecido tanto en el decreto 1072 de 2015 como en la resolución 0312 de 2019.

Para realizar un control especifico de cada contratista se debe identificar previamente los criterios para selección, evaluación periódica y reevaluación de estos, además dejar claros los lineamientos en materia de SST, calidad, ambiente entre otros que posiblemente podrían estar explícitos mediante un manual, procedimiento o documento escrito para estipular las reglas de juego en la ejecución de las actividades dentro de la compañía o en representación de esta.

Para una mejor compresión de estos ítems, en la siguiente gráfica explicáremos las acciones para tener presente  en una correcta gestión de contratistas:

Debemos tener claro que los criterios para la evaluación inicial y la evaluación periódica son diferentes ya que los primeros enfatizaran los criterios que para la organización son mas importantes a la hora de trabajar con algún proveedor o contratista como lo puede ser la  experiencia, el alcance, la disponibilidad de atención a nivel nacional, las certificaciones con las que pueda contar, la facilidad de pago entre otros; mientras que los criterios para la evaluación pueden ser tiempos de entrega, calidad del producto o proceso desarrollado, servicio postventa entre otros.

Una vez se determinen los pesos y calificaciones que se darán según los criterios se realiza el proceso de evaluación, el cual generara un informe que deberá ser compartido con cada parte interesada con el fin de que esta evaluación sea tenida en cuenta como una oportunidad de mejora continua para la empresa asociada y contribuya al fortalecimiento de las relaciones comerciales.

¿Cada cuánto se realiza evaluación a proveedores y contratistas? Dependerá de lo estipulado en el procedimiento de selección y evaluación de proveedores que desarrolla el proceso de compras de la compañía, ya que dependerá de la calificación anterior, depende del servicio que preste en tu organización y del peso que tengan en la conformidad del producto o servicio; generalmente se recomienda que se realice al menos una evaluación anual de sus proveedores, pero podrá ser variable según criterios anteriormente descritos.